Er zijn slechts enkele organisaties die een kopie van je identiteitsbewijs mogen maken, zoals je werkgever of een bank. In de praktijk zijn er echter ook andere organisaties die om een kopietje maken. Wie mag dit wel en wie mag dit niet aan jou vragen? 

Opgelicht?! zocht het voor je uit aan de hand van zes situaties.

Aanvraag telefoonabonnement

Als je een telefoonabonnement aanvraagt, mag de telecomaanbieder een kopie of scan van je identiteitsbewijs maken. Hierbij moeten je Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto zijn afgeschermd. Deze kopie/scan wordt gebruikt om te bewijzen wie het abonnement heeft afgesloten en om identiteitsfraude tegen te gaan.

Een afhaalpunt voor je online gekochte product

Hier mag je identiteitsbewijs niet gekopieerd worden. De medewerker van een afhaalpunt mag wel om je aankoopbewijs vragen en het ordernummer overnemen in zijn administratie, als hij wil controleren of jij daadwerkelijk de koper bent. Ook mag hij eventueel vragen of jij je identiteitsbewijs wil tonen.

Aankoop van alcohol, films of games

Voor de verkoop van alcohol geldt een minimumleeftijd. Voor bepaalde games en films is dat ook zo. Daarom mag een winkelier een leeftijdscontrole uitvoeren. Dat geldt ook voor plekken waar films en games met een leeftijdsgrens worden vertoond, zoals een bioscoop. Als je duidelijk ouder of jonger bent dan de minimumleeftijd, is deze controle niet verplicht. Er mag geen kopie of scan van het identiteitsbewijs worden gemaakt.

Een auto(verhuur)bedrijf

Als je een auto wilt huren of een proefrit wil maken, mag de autoverhuurder of –verkoper onder bepaalde voorwaarden een kopie of scan van je identiteitsbewijs maken:

• De kopie of scan is noodzakelijk voor het doel. Het doel voor auto(verhuur)bedrijven is de mogelijkheid om aangifte te doen als ze diefstal van de auto vermoeden.
• De autoverhuurder of –verkoper moet in principe je pasfoto en BSN afschermen bij het maken van een kopie of scan. Met jouw toestemming is het afschermen van je foto niet verplicht.
• Het bedrijf moet de kopieën of scans goed beveiligen.
• Als je de auto in goede staat terugbrengt, moeten de kopieën of scans worden vernietigd.

Een hotel of camping

Eigenaren en medewerkers van hotels en campings vragen vaak naar kopieën van identiteitsbewijzen, maar dat mag niet. Ze mogen wel de gegevens noteren die op je identiteitsbewijs staan. Ook zijn ze wettelijk verplicht om een nachtregister bij te houden. Op grond van het Wetboek van Strafrecht moet de eigenaar je identiteit vaststellen en je naam, woonplaats, type identiteitsbewijs, dag van aankomst en dag van vertrek registreren. Je burgerservicenummer valt hier niet onder.

De eigenaar mag ook gegevens registreren die nodig zijn om de overeenkomst met jou te sluiten. Het gaat dan bijvoorbeeld om betalingsgegevens of speciale wensen die je voor je verblijf hebt doorgegeven.

Een bank, creditcardmaatschappij, verzekeraar, notaris of casino

Deze instellingen zijn wettelijk verplicht de identiteit van hun klanten vast te stellen. Dit wordt een cliëntenonderzoek genoemd. Als bewijs dat ze aan deze verplichting hebben voldaan, mogen ze een kopie of scan van je identiteitsbewijs maken. Je BSN hoeft daarbij niet zichtbaar te zijn. Alle partijen zijn verplicht om de scan nog vijf jaar te bewaren nadat je geen klant meer bent.

De app 'KopieID'

De overheid heeft een speciale app ontwikkeld waarmee je kopieën van je identiteitsbewijs veilig kunt opsturen. Met 'KopieID' kun je gegevens doorstrepen die organisaties niet nodig hebben of niet mogen verwerken. Ook kun je een watermerk in de kopie zetten. Hier staan het doel en de datum van de kopie in. Als de kopie ooit in handen komt van bijvoorbeeld fraudeurs, is het moeilijker om ermee te frauderen. Je kunt de app downloaden op deze website.